Mengirim surat saat ini memang lebih canggih karena bisa melalui media elektronik. Media yang dimaksud ini adalah melalui email yang sudah dimiliki sebelumnya. Memang sudah sangat banyak yang menggunakan media ini dalam pengiriman surat seperti untuk kepentingan bisnis. Misalnya saja, mengirim email untuk melakukan sebuah penawaran dengan perusahaan lain.
Apa Itu Email?
Email dapat diartikan sebagai sarana yang digunakan dalam proses pengiriman surat. Pengiriman surat ini dilakukan melalui perangkat seperti komputer maupun handphone. Namun sebelum mengirim surat melalui media ini, pastikan jika anda mempunyai akses internet yang stabil. Sebab surat tidak akan tersampaikan jika akses internet kurang bagus.
Olehnya itu, anda harus membeli kuota terlebih dahulu sebelum melakukan pengiriman surat elektronik ini. Adapun fungsi dari email ini yakni dapat menghubungkan berbagai kegiatan internet yang dilakukan seperti di media sosial. Selain itu, email bukan hanya digunakan mengirim pesan teks namun dapat juga mengirim file, foto, video, dan lain sebagainya.
Contoh Email Untuk Kepentingan Bisnis
Seperti yang dijelaskan sebelumnya jika sangat banyak contoh email yang dapat dilihat untuk kepentingan bisnis. Adapun kepentingan bisnis yang dimaksud seperti mengundang perusahaan lain untuk melakukan meeting atau kegiatan lain. Untuk penjelasan lebih lengkapnya, anda bisa menyimak pembahasan berikut ini:
1. Undangan Meeting
Dalam undangan meeting ini, pihak perusahaan harus melampirkan beberapa hal sehingga surat tersebut jelas. Informasi yang dimaksud seperti judul pembahasan meeting, tempat, dan waktu meeting. Memang informasi tersebut harus jelas meskipun hanya disampaikan melalui email. Untuk lebih jelasnya, berikut contohnya:
Subject: Undangan Meeting Pembahasan Proyek Minggu Depan
Isi Email:
Kepada Tim Marketing PT Mie Instan Indonesia,
Seperti yang sudah disebutkan pada email sebelumnya terkait proyek yang akan dijalankan minggu depan, maka kami mengundang anda sebagai perwakilan dari PT Mie Instan Indonesia untuk menghadiri meeting pada:
Tempat: Restoran Ayam Geprek
Waktu: 13.00 – 15.00 WIB
Demikian undangan yang kami sampaikan. Apabila ada pertanyaan lebih lanjut, silahkan meneruskan email ini.
Best Regard,
Sutono
Direktur Utama
2. Penawaran Kerjasama Bisnis
Dapat dikatakan jika contoh email yang satu ini termasuk contoh email marketing karena berkaitan dengan penawaran kerjasama bisnis. Penulisannya pun hampir sama dengan email sebelumnya yang telah dijelaskan. Maka dari itu, pihak perusahaan bisa mengikuti contoh yang akan diulas dalam penjelasan berikut ini:
Subject: Penawaran Perjanjian Kerjasama Bisnis
Isi Email:
Kepada PT Primadona Indonesia Indah
Kami PT Simanjuntak merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa desain grafis dan desain lainnya. Melalui email ini, kami pihak perusahaan memberikan penawaran proposal kerjasama kepada PT Primadona Indonesia Indah.
Tujuannya untuk melakukan sebuah manajemen pada semua pekerjaan yang berkaitan dengan promosi. Adapun proposal perancangan dan portofolio kami sudah kami lampirkan sebagai pertimbangan.
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Salam,
Wildani
Direktur Utama
3. Kelanjutan Perjanjian Kerja Sama
Hampir sama dengan maksud dari email sebelumnya, kelanjutan perjanjian kerja sama ini ditujukan kepada perusahaan penerima kerjasama. Namun isi emailnya membahas tentang kerjasama yang akan dilakukan nantinya. Dengan begitu, perusahaan lain bisa nyaman bekerjasama dengan anda. Berikut contohnya:
Subject: Kelanjutan Perjanjian Kerjasama
Isi Email:
Kepada PT Angkasa Nusantara
Kami PT Malangkaraya Indonesia ingin membahas kelanjutan dari perjanjian kerjasama yang telah dilakukan bersama PT Angkasa Nusantara. Kami akan membahas tentang kerjasama yang dilakukan dan nilai-nilai dalam kerjasama tersebut.
Demikian email dari kami, kami mengucapkan terima kasih telah meluangkan waktunya untuk membuka dan membaca email ini.
Salam,
Sujianto Putro
Direktur Utama
4. Menerima Kerjasama dari Pihak Lain
Terkadang perusahaan penerima kerjasama ingin membalas surat dari perusahaan penawaran kerjasama. Namun masih bingung terkait dengan isi email yang harus dilampirkan. Selain itu, isi email ini harus lengkap dan jelas. Untuk itu, anda bisa melihat contoh berikut ini:
Subject: Update Penerimaan Kerjasama
Isi Email:
Kepada PT Primadona Indonesia Indah
Setelah membaca keseluruhan dari proposal dan portofolio yang anda sampaikan, bersama email ini kami sampaikan bahwa kami tertarik untuk menjalin kerjasama lebih lanjut dengan PT Simanjuntak. Adapun pembahasan terkait dengan isi, nilai kerjasama, dan penyusunan kontrak kerjasama dapat dilakukan melalui meeting berikutnya yang dikirimkan setelah ini.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih, semoga kerjasama ini dapat berjalan dengan baik.
Salam,
Revana Putra Suharto
Direktur Utama
5. Pembatalan Kontrak
Bukan hanya menerima sebuah kerjasama yang ditawarkan oleh perusahaan tertentu, namun anda bisa saja menolak kontrak kerjasama tersebut. Untuk melakukan penolakan melalui email, anda perlu merangkai kalimat agar tidak menyinggung perusahaan tersebut. Berikut contoh isi emailnya:
Subject: Pembatalan Kontrak
Isi Email:
Kepada PT Buana Corp Indonesia
Bersama dengan email ini, kami menyampaikan bahwa kontrak kerjasama antara PT Jangkar Group dan PT Buana Corp Indonesia yang akan dilakukan telah kami batalkan karena alasan tertentu. Olehnya itu, anda bisa memotong denda yang harus kami bayar. Mengenai informasi terkait pembayaran uang muka lainnya, akuntan kami akan menghubungi.
Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.
Salam,
Dedy Mancanegara
Direktur Utama
Demikian penjelasan lengkap terkait dengan contoh email untuk berbagai kepentingan bisnis yang banyak digunakan. Memang banyak kepentingan bisnis yang harus disampaikan hanya dengan melalui email atau surat elektronik. Olehnya itu, kalimat yang harus digunakan tidak menyinggung perasaan dari perusahaan yang bersangkutan.