Tahukah kamu bagaimana etika mengirim email agar terlihat lebih profesional? Jika belum maka kamu datang ke tempat yang tepat, nih. Kali ini kita akan membawa kamu membedah berbagai etika mengirim email yang baik dan benar.
Seiring berjalannya waktu, semakin banyak pula alternatif pilihan yang bisa di gunakan untuk berkomunikasi. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan email atau surat elektronik. Sayangnya, tidak banyak orang yang tahu bagaimana cara menulis email yang benar.
Akibatnya sering terjadi kesalahpahaman antara pengirim dan penerima email. Nah, untuk menghindarinya, berikut penjelasan lengkap mengenai beberapa etika mengirim email yang perlu kamu ketahui!
Etika Mengirim Email yang Baik dan Benar
Berkomunikasi melalui email selalu memiliki etika yang harus di perhatikan oleh penggunanya. Maka dari itu pada artikel kali ini kami akan menjelaskan beberapa etika mengirim email agar kamu tidak di nilai sebagai orang yang serampangan dan tidak sopan. Simak detailnya di bawah ini, ya.
Pastiken Subjek Email Jelas dan Spesifik
Etika mengirim email yang pertama adalah email kamu memiliki subjek yang jelas dan spesifik. Jangan lupa juga sertakan subject line karena penerima email kamu bisa mendapatkan puluhan email di inbox mereka.
Akibatnya, sulit membedakan email mana yang harus segera di balas dan email yang bisa di tolak terlebih dahulu. Selain itu, pemberian subject yang jelas dan spesifik juga membantu kamu mendapatkan respon yang cepat dari penerima email, sehingga mereka tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan balasan.
Gunakan Alamat Email Profesional
Etika selanjutnya yang perlu di perhatikan saat mengirim email adalah alamat email yang kamu gunakan. Pastikan kamu menggunakan alamat email profesional dan bukan alamat email dengan nama yang sulit di eja. Jika kamu sedang bekerja di suatu perusahaan, kamu harus menggunakan alamat email perusahaan. Selain terlihat profesional, penggunaan alamat email perusahaan juga akan meningkatkan tingkat kepercayaan penerimanya.
Jangan Gunakan Bahasa Gaul
Etika mengirim email beroikutnya yang perlu kamu perhatikan adalah jangan menggunakan bahasa gaul atau slang. Gunakan gaya bahasa yang lebih umum dan mudah di pahami oleh siapa saja. Meski terkesan agak kaku, hal ini penting untuk memastikan tidak ada salah tafsir di pihak penerima email.
Pasalnya, tidak semua orang memiliki pemahaman bahasa gaul yang sama dengan kamu. Selain itu jangan hanya menggunakan bahasa yang mudah di pahami, namun pastikan juga kamu memperhatikan tanda baca yang di gunakan.
Jangan Sertakan Humor Internal
Etika mengirim email yang selanjutnya adalah jangan menyertakan humor atau lelucon dalam email. Apalagi jika kamu sedang mengirim pesan untuk urusan bisnis dan pekerjaan.
Alasannya adalah lelucon yang kamu kirimkan mungkin akan di salah artikan oleh penerimanya. Kemungkinan terburuknya, penerima email mungkin juga akan salah mengira humor tersebut sebagai sarkasme karena mereka menerimanya tanpa intonasi atau ekspresi wajah.
Menggunakan Salam Profesional
Agar email yang kamu kirim terlihat lebih profesional kamu harus menggunakan sapaan sebagai pembuka email. Namun perlu di ingat bahwa kamu harus membedakan antara email formal dan nonformal. Email informal biasanya di tujukan kepada rekan kerja di kantor. Sedangkan email formal biasanya di tujukan kepada atasan, manajer atau supervisor dan klien serta mitra bisnis.
Jangan menggunakan kata sapaan seperti halnya saat kamu mengirim pesan di Whatsapp, atau kata sapaan lain yang kurang formal dan tidak profesional saat mengirim email resmi.
Gunakan Kalimat Pengantar yang Baik
Dalam mengirim email, penting untuk memperkenalkan diri dan berbagi latar belakang kamu sebelum mengirim email bisnis. Pola ini juga di ikuti oleh pengusaha di negara maju seperti Amerika Serikat dan Tiongkok. Tanpa melupakan budaya non-speech di negara maju, membuka email bisnis dengan cara di atas nyatanya berhasil menarik lebih banyak klien, lho.
Gunakan Tata Bahasa yang Baik dan Benar
Tidak peduli seberapa sering kamu mengirim email, tidak ada yang bisa memastikan bahwa kamu tidak melakukan kesalahan tata bahasa. Khusus untuk email bisnis dan profesional, penggunaan tata bahasa dan kalimat harus di perhatikan sesuai peraturan.
Di mana kamu harus menggunakan bahasa Indonesia yang memenuhi kriteria di KBBI. Jika kamu menulis email dalam bahasa Inggris, pastikan juga kamu menggunkan grammar yang baik dan benar. Jika ingin lebih jelas, kamu juga bisa menggunakan aplikasi bantuan seperti Grammarly.
Sebutkan Jika Ada Lampiran
Saat mengirim email dengan lampiran, kalimat sederhana yang menyatakan dokumen apa yang kamu lampirkan akan menjadi sangat berguna.
Selain itu etika mengirim email yang baik adalah dengan tidak melampirkan file yang ukurannya terlalu besar. Cara terbaiknya adalah dengan memberikan link Dropbox atau Google Drive yang dapat di akses oleh semua penerima email kamu.
Atur Bagian Email dengan Jelas
Pada umumnya email bisnis mempunyai tiga bagian, yaitu kalimat pembuka, bagian isi, dan kalimat penutup. Nah, untuk memudahkan penerima nya dalam membaca email yang kamu kirimkan, ada baiknya bagian-bagian email di susun dengan jelas berdasarkan ketiga bagian tersebut.
Selain itu jika kamu memperhatikan bagian-bagian tersebut, penerima email juga tidak akan kebingungan saat membaca email kamu.
Baca Ulang Email
Setelah semua di tulis dan di atur, jangan lupa unuk membaca kembali email kamu. Etika mengirim email yang satu ini penting untuk di perhatikan sebelum mengirim email bisnis. Ini di lakukan untuk mengurangi kesalahan demi kesalahan dalam penulisan email, baik tanda baca maupun kesalahan ketik.
Lakukan Triple-Check Penerima Email
Melakukan triple-check mungkin tampak berlebihan untuk di lakukan, tetapi ini adalah salah satu etika mengirim email yang perlu di lakukan untuk mencegah kesalahan pengiriman. Sebaiknya pastikan penerima email dengan memperhatikan nama masing-masing penerima.
Persingkat atau Sembunyikan Url
Memperpendek atau menyembunyikan URL juga merupakan etika mengirim email lainnya yang perlu di pertimbangkan. Hal ini berguna untuk menjaga pesan yang kamu tulis di email tetap singkat dan ringkas.
Minimalkan Penggunaan Emoji
Hindari penggunaan emoji di email kamu sebisa mungkin. Menggunakan emoji hanya akan membuat pesan kamu terlihat tidak profesional. Gunakan emoji hanya saat berkomunikasi dengan rekan kerja atau saat membuat buletin.
Jangan Lupa Sertakan Tanda Tangan
Setiap email harus menyertakan tanda tangan yang memungkinkan penerima mengetahui siapa pengirim email tersebut. Selain itu, kamu juga perlu menyertakan kontak kamu di alert.
Jadi, penerima tidak perlu mencari alamat email atau nomor telepon, jika perlu menghubungi kamu kembali. Kamu juga bisa melakukan pengaturan otomatis agar alert ini bisa muncul di akhir email, setiap kali kamu mengirim email ke seseorang.
Setelah membaca uraian mengenai etika mengirim email di atas, apakah kamu sudah merasa lebih percaya diri saat berkomunikasi lewat email? Yuk! terapkan etika mengirim email seperti diatas, agar kamu bisa lebih profesional saat berkomunikasi, terlebih dalam konteks bisnis dan pekerjaan. Selamat mencoba, ya!
