Dewasa ini, melakukan rapat tidak harus secara offline karena bisa dilakukan secara online dengan berbagai media. Pengguna pun bisa memilih medianya sendiri. Namun, yang paling modern adalah menggunakan Microsoft Teams. Cara mengundang meeting di Microsoft Teams pun dapat dilakukan dengan mudah.
Cara Mengundang Orang Untuk Meeting di Microsoft Teams
Penggunaan Microsoft Teams memang masih kalah populer dengan aplikasi Zoom untuk melakukan rapat. Namun, tidak menjadi masalah jika memilih aplikasi ini untuk melakukan rapat secara tertutup. Mengundang sesama rekan bisnis pun bisa dilakukan dengan mudah dengan mengikuti langkah berikut:
- Mulanya, pemandu rapat harus membuat room rapat terlebih dahulu sesuai dengan agar bisa mewadahi rekan-rekan lainnya dalam melaksanakan rapat.
- Setelah jadi, silahkan masuk ke dalam room tersebut dan mulailah untuk mengundang rekannya.
- Klik menu Obrolan Teams yang ditandai dengan gambar pesan. Letak dari menu tersebut yaitu di sebelah kiri pada layarnya.
- Cara mengundang meeting di Microsoft Teams berikutnya yaitu klik Undang orang pada menu yang telah tersedia.
- Pilih Undang Kontak guna memilih beberapa email yang akan dimasukkan ke dalam room tersebut. Menu ini bisa dipilih jika sudah pernah mengirim email ke kontak tersebut. Cara lain juga bisa dilakukan dengan mengundang secara manual jika belum pernah mengirim pesan sama sekali.
- Untuk menambahkan lebih banyak lagi teman, bisa klik Tambahkan lainnya.
- Selanjutnya, klik Kirim undangan agar semua anggota bisa menerima undangan tersebut.
- Nantinya mereka akan bergabung untuk masuk ke dalam room yang sudah dibuat tersebut.
- Tambahkanlah orang yang sudah bergabung tersebut ke dalam tim yang sudah dibuat sebelumnya.
- Rapat pun bisa dimulai dengan segera.
Kelebihan Rapat Dengan Microsoft Teams
Microsoft Teams memiliki kelebihan yang tentu saja jarang ditemukan pada aplikasi lainnya. Hal tersebutlah yang menjadikan beberapa orang lebih memilih aplikasi ini untuk melakukan rapat atau kegiatan lainnya. Berikut kelebihan yang bisa dinikmati oleh pengguna Microsoft Teams:
1. Bisa Mengelola Kelompok
Pada suatu forum rapat biasanya akan terbagi ke dalam kelompok-kelompok kecil sesuai dengan divisinya masing-masing. Menggunakan Microsoft Teams ini akan lebih mudah untuk mengelompokkan tiap grupnya karena bisa dikelola dengan mudah oleh operator yang mengendalikan Microsoft Teams ini.
2. Tersedia Saluran Khusus
Saluran khusus yang disediakan oleh pengembang Microsoft Teams ini memang semakin memudahkan penggunanya ketika sedang rapat. Terdapat dua versi saluran yaitu melakukan obrolan secara pribadi ataupun dengan grup. Silahkan pilih sendiri sesuai dengan urgensi urusannya agar rahasia tetap terjaga.
3. Keamanan Terjamin
Microsoft Teams telah mengembangkan sistem keamanan yang tidak perlu diragukan lagi. Keamanan dari aplikasi ini tidak akan bisa dijebol sehingga rapat yang dilakukan pun akan aman. Semua informasi yang ada di dalamnya tidak akan diketahui oleh orang lain sehingga tak perlu khawatir.
Aplikasi untuk rapat online yang lainnya sempat terjadi pembajakan. Dimana, ada sekumpulan orang yang tidak dikenal masuk ke dalam room tersebut dan mengambil alih share screen. Alhasil tampilannya pun menjadi berubah. Hal tersebut tentu sangat menyeramkan sehingga tidak terlalu aman digunakan.
Cara mengundang meeting di Microsoft Teams yang sudah dijelaskan di atas mudah dipahami sehingga tidak akan kesulitan dalam mempraktekannya. Beberapa kelebihannya juga semakin membuat pengguna yakin untuk memilih aplikasi ini guna melakukan rapat secara online atau melakukan keperluan yang lainnya.
