Banyak orang belum menyadari bahwa email bisnis berbeda dengan surat bisnis. Apa sih perbedaan email bisnis dengan surat bisnis? Meski keduanya sering digunakan dalam pemasaran, keduanya berbeda.
Perbedaan terbesar ada pada platform atau media yang digunakan. Seperti namanya, surat bisnis masih tradisional berdasarkan surat. Email bisnis menggunakan email sebagai medianya.
Di era digital saat ini penggunaan email bisnis merupakan salah satu bentuk periklanan yang berpotensi untuk menjangkau pelanggan lebih dekat.
Dulu, email perusahaan hanya di gunakan oleh kalangan tertentu saja seperti instansi pemerintah, universitas dan perusahaan besar. Namun, kini semua grup dapat memiliki email bisnis, termasuk bisnis kecil seperti UMKM.
Pada saat yang sama, penanganan surat bisnis dengan benar juga membantu memperkuat kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.
Jadi apa saja perbedaan antara email bisnis dan surat bisnis? Untuk lebih memahami hal ini, sebelumnya kita bahas dulu apa sih email bisnis.
Perbedaan Email Bisnis dan Surat Bisnis
Di tujukan untuk penggunaan bisnis, secara umum merupakan fungsi dari email bisnis. Email bisnis juga berbeda dengan email personal ataupun pribadi.
Email bisnis adalah alamat email yang di akhiri dengan nama domain perusahaan, institusi atau perusahaan setelah tanda @. Tugasnya adalah sebagai komunikasi internal, integrasi alat penunjang kerja dengan brand perusahaan.
Setelah anda memahami pentingnya email bisnis, mari kita bahas perbedaan antara email bisnis dan surat bisnis. Perbedaan yang paling terlihat dari keduanya adalah media yang di gunakan. Untuk penjelasannya simak penjelasan berikut!
Media yang digunakan
Perbedaan yang paling menonjol dari keduanya adalah media yang di gunakan. Selain itu, di perlukan koneksi internet. Sementara itu, surat bisnis menggunakan media tradisional. Surat bisnis di tulis dengan tangan dengan tujuan bisnis dan dalam bentuk ekspresi.
Penggunaan nama domain
Menulis pada email perusahaan harus memiliki identitas perusahaan yang berbeda dari yang lainnya. Identitas korporat ini terdapat setelah simbol (@) setelah nama pemilik email.
Selain itu, email bisnis juga biasanya di tulis dengan menambahkan identitas perusahaan di akhir email. Sedangkan pada surat bisnis cenderung menggunakan ejaan seperti surat resmi pada umumnya.
Surat bisnis biasanya menggunakan kop surat atau stempel resmi perusahaan.
Fungsi
Perbedaan berikutnya terletak pada pengoperasian keduanya. Faktanya, email bisnis dan surat bisnis mendukung bisnis perusahaan jika di gunakan dengan tepat.
Email bisnis biasanya di gunakan untuk email marketing, pengiriman invoice dan integrasi alat yang di gunakan oleh perusahaan, kampanye yang membutuhkan jangkauan luas.
Sementara surat bisnis biasanya di gunakan untuk pengiriman barang, dokumen perjalanan, faktur cetak, surat cetak dan dokumen lain yang membutuhkan bukti dalam bentuk cetak.
Kemudahan dalam penggunaan
Email bisnis lebih mudah dan lebih fleksibel untuk digunakan daripada email bisnis. Apalagi jika semuanya bisa di lakukan secara online.
Tidak hanya itu, email bisnis juga tidak membutuhkan waktu yang lama untuk dibuat dan tidak membuang-buang kertas. Sementa itu, surat bisnis lebih cocoknya di gunakan untuk perusahaan konvensional sudah di kenal sejak lama.
Bentuk perusahaan
Perbedaan berikutnya adalah bagaimana bisnis itu di jalankan. Faktanya, bisnis apa pun dapat menggunakan email bisnis dan surat bisnis.
Namun secara keseluruhan, email bisnis di gunakan untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan, terutama untuk bisnis online yang baru di rintis.
Selain memudahkan menjangkau pelanggan, penggunaan email bisnis juga membuat bisnis lebih terpercaya, meski masih tergolong baru.
Sedangkan penggunaan surat bisnis lebih cocok untuk bentuk usaha yang sudah lama berdiri dan terkenal. Perusahaan yang tepat untuk menggunakan surat bisnis adalah mereka yang terlibat dalam pengiriman, terutama antar negara.
Kebutuhan bisnis
Seperti hal fungsinya yang berbeda, kebutuhan penggunaan email bisnis dan surat bisnis juga berbeda. Setiap bisnis ingin tumbuh setiap hari.
Dengan menggunakan email bisnis, bisnis dapat lebih mudah melibatkan pelanggan mereka melalui strategi email marketing. Sedangkan surat bisnis dapat meningkatkan kepercayaan bagi perusahaan yang terlibat dalam proyek besar seperti ekspedisi yang membutuhkan surat bisnis.
Keamanan bisnis
Kelebihan dan kekurangan email bisnis dan surat bisnis dalam hal keamanannya. Penggunaan email bisnis dapat rentan terhadap serangan peretas jika keamanan tidak sering di perbarui.
Namun, sifat digitalnya membuatnya mudah untuk di simpan dan di cari. Pada saat yang sama, karena bentuknya yang tercetak, surat bisnis dapat hilang kapan saja. Namun juga lebih aman dari serangan hacker karena tidak harus online.
Berbayar
Selain ketujuh perbedaan di atas, perbedaan lain dari keduanya adalah penggunaan email bisnis yang berbayar. Email bisnis harus berlangganan dengan nama domain tertentu.
Secara umum, harga penggunaan ini bergantung pada kelengkapan fungsinya yang di tawarkan, kapasitas penyimpanannya, dan kualitas layanannya. Sedangkan surat bisnis tidak perlu lagi di pesan karena sudah dicetak.
Manfaat Email Bisnis
Setelah anda tau perbedaannya tida ada salahnya bukan anda juga wajib mengetahui apa saja manfaat dari email bisnis yakni:
Meningkatkan loyalitas pelanggan
Menggunakan domain sebagai nama perusahaan di katakan dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan di bandingkan dengan domain pribadi seperti gmail. Email juga terlihat lebih profesional, sehingga lebih mudah mendapatkan kepercayaan pelanggan.
Sistem keamanan lebih baik
Email bisnis memiliki sistem keamanan yang lebih baik daripada email pribadi. Penggunaan berbayar melindungi email bisnis dengan lebih baik dari berbagai program jahat, virus, atau peretas yang ingin mencuri informasi dari email.
Memiliki fitur yang lengkap
Selain mengamankan keamanan informasi, email bisnis juga menawarkan fitur yang lebih serbaguna. Dengan email bisnis, di mungkinkan untuk mengirim pesan ke ribuan orang per hari, mengirim pesan ke puluhan orang sekaligus, dan bahkan melampirkan file yang cukup besar.
Selain itu, informasi kontak bersama, kalender tugas, dan pengelompokan email juga tersedia. Fitur-fitur ini dapat di gunakan untuk membantu perusahaan berjalan sehingga integrasi menjadi lebih mudah dan bersih.
Email bisnis berbayar juga memiliki kapasitas penyimpanan yang lebih besar daripada email pribadi yang gratis. Semakin banyak uang yang anda bayarkan, mmaka semakin banyak pulabdata yang dapat anda kirim atau terima.
Menjadi sarana branding
Penggunaan email bisnis secara tidak langsung dapat menjadi sarana branding bagi perusahaan. Nama perusahaan akan semakin di kenal walaupun secara tidak langsung.
Hal Ini dapat di lakukan oleh alamat email yang anda gunakan. Menggunakan domain email dengan nama perusahaan anda akan membuat perusahaan anda lebih di kenal.
Tempat penyimpanan data aman
Keuntungan lain dari email bisnis adalah integrasi data yang mudah. Email bisnis tidak hanya menjadi alat promosi penjualan atau alat komunikasi dengan pelanggan, tetapi juga tempat yang aman untuk dokumen korespondensi.
Perusahaan dapat menyimpan informasi dengan aman dan menelusuri email bisnisnya dengan mudah. Catatan: Pemilik email tidak boleh menghapus informasi yang di masukkan dalam email.
Kesimpulan
Ternyata email bisnis memiliki banyak manfaat untuk bisnis. Menggunakan email bisnis dapat meningkatkan retensi pelanggan, menjadi alat untuk branding perusahaan, lebih aman, lebih kaya fitur, dan lain sebagainya.
Menggunakan email bisnis ternyata juga lebih mudah dan lebih cepat daripada surat bisnis yang sifatnya masih konvensional.
Untuk membuat email bisnis, yang harus anda lakukan hanyalah memilih nama domain dan hosting email. Agar lebih mudah membuat email bisnis, anda bisa mengunjungi penyedia layanan email paling terpercaya yaitu dewabiz.
