Dewabiz – Apakah Kamu pemilik bisnis dan ingin tahu cara membuat invoice penjualan untuk produk – produk Kamu ? Nah, cara membuat invoice penjualan dengan benar adalah hal yang harus diperhatikan dalam sebuah bisnis. Saat menjalankan bisnis, salah satu dokumen terpenting adalah invoice yang sering digunakan sebagai bukti transaksi antara penjual dan pembeli.
Jadi mengetahui cara membuat invoice penjualan sudah pasti penting bagi Kamu sebagai pemilik bisnis atau penjual, agar transaksi bisnis yang Kamu lakukan lebih aman bagi kedua belah pihak. membuat invoice penjualan ini juga dapat di jadikan sebagai salah satu bentuk alat penagihan pembayaran konsumen untuk usahanya.
Bagi konsumen selaku pembeli, invoice ini akan menjadi bukti pembelian yang dapat di cantumkan dalam catatan keuangannya. Praktik pembuatan invoice penjualan tidak di lakukan oleh pemilik usaha, karena isi invoice biasanya di tentukan oleh kesepakatan antara pemilik usaha atau penjual dengan konsumen.
Nah bagi Kamu para pedagang, ada baiknya mengetahui terlebih dahulu cara membuat invoice penjualan dengan benar agar bisnis Kamu berjalan lebih baik dan tanpa hambatan. Yuk, simak pembahasan bagaimana cara membuat invoice penjualan pada artikel di bawah ini:.
Cara Membuat Invoice Penjualan yang Baik dan Benar Mudah untuk Pemula
Apa itu invoice dan untuk apa?
Sebelum mengetahui langkah-langkah cara membuat invoice penjualan, tentunya harus memahami terlebih dahulu dasar-dasar dari invoice itu sendiri. Invoice adalah dokumen yang di keluarkan oleh pemilik usaha atau penjual sebagai bukti pembelian suatu produk yang dapat berupa barang atau jasa. Biasanya invoice berisi pembayaran yang harus di bayar oleh pembeli.
Biasanya, penjual membuat invoice sebanyak tiga kali. Akibatnya, salinan akan di berikan kepada pembeli, penyimpanan dokumen untuk penjual, dan terakhir ke arsip perusahaan. Meskipun invoice awalnya di keluarkan untuk transaksi kredit, kini invoice tersebut umum di gunakan untuk berbagai jenis transaksi. Sebagai pemilik bisnis, wajib menerbitkan invoice untuk transaksi penjualan karena dapat di gunakan di masa mendatang untuk penagihan utang.
Cara membuat invoice penjualan secara manual
Pembuatan invoice penjualan secara manual biasanya menggunakan Microsoft Excel, Google Sheets, atau aplikasi sejenis lainnya. Salah satu yang sering di praktikkan dalam cara membuat invoice penjualan manual adalah dengan menggunakan Microsoft Excel, karena berisi perhitungan harga yang tepat.
Nah berikut langkah-langkah cara membuat invoice penjualan manual dengan menggunakan microsoft excel sebagai berikut:
1. Buka Microsoft Excel
Cara membuat invoice penjualan manual yang pertama adalah dengan membuka aplikasi microsoft excel di komputer atau laptop Kamu. Kemudian buka ‘File’ dan pilih ‘New’ lalu klik template invoice yang Kamu inginkan.
Jika Kamu ingin menggunakan template yang paling sederhana dan paling umum di gunakan, Kamu dapat memilih ‘Total Invoice ’ lalu klik kanan atau klik dua kali untuk mengunduhnya.
2. Mengedit informasi pada template yang sudah ada
Setelah menemukan template yang akan di gunakan, cara membuat invoice penjualan manual selanjutnya adalah dengan mengedit beberapa informasi pada bagian yang sudah ada pada template. Beberapa informasi yang perlu di isi antara lain:
- Nama perusahaan Kamu , yang dapat di isi dengan informasi tentang nama perusahaan Kamu , nama toko, atau nama Kamu sebagai biller.
- Alamat administratif yaitu alamat perusahaan atau organisasi yang mengeluarkan invoice harus di isi lengkap.Telepon, yang harus di isi dengan nomor telepon aktif atau handphone yang di gunakan oleh pembuat invoice.E-mail yang tidak kalah pentingnya dengan nomor telepon harus diisi dengan alamat e-mail aktif yang di gunakan oleh pembuat invoice.
- Invoice to, adalah bagian di mana Kamu harus mengisi informasi identitas penerima invoice, mulai dari nama, alamat lengkap, nomor telepon atau alamat email.
Setelah menyelesaikan poin-poin di atas, langkah selanjutnya adalah menyelesaikan paytable. Dalam hal ini terdapat dua poin penting yaitu ‘Keterangan’ yang berisi tentang nama barang yang akan di bayar, dan ‘Jumlah’ yang merupakan penjelasan tentang jumlah atau nilai pembayaran.
Setelah melengkapi tabel, pastikan untuk mengatur ‘Currency’ atau Mata uang dengan cara menebalkannya pada bagian ‘Jumlah’ lalu klik ‘Format Sel’, > ‘Mata Uang’ dan ‘OK’. Kemudian simpan perubahannya.
3. Membuat Worksheet
Setelah semua informasi tabel di buat, cara membuat invoice penjualan manual selanjutnya adalah menyiapkan 3 Worksheet. Lembar pertama yang berisi formulir invoice akan di cetak, dalam hal ini invoice dapat di buat kemudian jika di perlukan. Data yang di butuhkan pada lembar pertama adalah nama, nomor, dan tanggal invoice penerbit invoice.
Kemudian di lanjutkan dengan data konsumen di sel C10, di mulai dengan nama konsumen, di ikuti alamat, nama kota, dan nomor telepon di sel berikutnya.
Selanjutnya lembar kedua berisi data perusahaan target dan lembar ketiga berisi data barang yang di jual kepada konsumen. Setelah menerapkan beberapa cara tersebut, langkah selanjutnya cukup memasukkan rumus Excel di setiap kolom yang Kamu butuhkan.
Salah memasukkan satu rumus dapat menyebabkan kesalahan muncul di hasil rumus lainnya. Oleh karena itu, pastikan formula yang di masukkan sudah benar karena setiap kolom di lembar Microsoft Excel ini saling berkaitan erat.
Cara Membuat invoice Penjualan secara Otomatis
Selain cara manual, ada juga cara membuat Invoice penjualan secara otomatis dengan menggunakan aplikasi. Invoice dengan aplikasi ini pasti akan membuat pekerjaan Kamu lebih mudah, terutama jika kamu perlu menagih dalam jumlah besar.
Selain kemudahan penggunaan sistem otomatis, data yang di hasilkan juga lebih mudah di lacak daripada invoice yang di buat secara manual. Kamu sekarang dapat dengan mudah dan efisien menggunakan berbagai aplikasi pembuatan invoice, yang templatenya juga tersedia untuk memenuhi pesanan terjadwal secara otomatis.
Selain itu, banyak sistem dalam aplikasi ini juga di lengkapi dengan fungsi pemantauan. Fungsinya untuk mengetahui invoice sudah di bayar atau belum, sehingga Kamu sebagai biller tidak perlu pusing untuk mengecek secara berkala. Dengan fitur ini, Kamu kemudian akan menerima notifikasi jika tagihan sudah di bayar dalam waktu yang telah di tentukan.
Apa fungsi dari invoice?
Pada umumnya fungsi invoice adalah invoice yang harus di bayar pembeli kepada penjual. Untuk detail selengkapnya, lihat detail fungsi invoice di bawah ini.
- Di gunakan sebagai dokumen untuk menagih pembayaran yang sah.
- Dokumen penjualan yang menyediakan berbagai data penjualan.
- Manajemen penagihan dapat di aktifkan untuk melacak transaksi pembayaran melalui SMS.
- Membantu mempermudah pengelolaan invoice pajak. Dengan begitu, pengelolaan pajak akan menjadi lebih mudah jika Kamu menyimpan dokumen invoice ini.
- Dokumen yang memberikan kepastian hukum terkait pengelolaan uang dan melindungi pemilik bisnis dari potensi tuntutan hukum yang merugikan.
- Sebagai bantuan pemasaran yang menyediakan banyak data berharga tentang penjualan dari waktu ke waktu.
Manfaat Invoice Penjualan
Di lihat dari fungsinya, jelas bahwa invoice ini sangat penting dalam Penjualan. Ada beberapa Manfaat yang bisa Kamu rasakan jika menggunakannya. Berikut ulasannya:
1. Manajemen Penjualan yang Lebih Baik
Salah satu fungsi invoice adalah untuk mendapatkan kepastian pembayaran dari pembeli. Ini pasti akan membantu dalam mengelola bisnis Kamu dalam hal masalah transaksional. Tentu Kamu berhak menerima uang konsumen.
2. Memberi kesan profesional
Invoice yang rapi dan formal akan membantu meningkatkan gengsi usaha Kamu . Hal inilah yang kemudian akan membantu bisnis Kamu tampil profesional di mata konsumen.
3. Memberikan wawasan baru
Beberapa perusahaan menggunakan sistem penagihan, baik digital maupun cetak. Dengan invoice tersebut, Kamu dapat memberikan informasi baru kepada konsumen terkait transaksi yang mereka lakukan.
4. Pencatatan keuangan lebih lengkap
Invoice juga dapat digunakan sebagai catatan keuangan. Dengan dokumen ini, Kamu dapat mencatat pemasukan dan pengeluaran keuangan dengan mudah. Ini adalah salah satu fungsi invoice yang berguna untuk bisnis Kamu .
5. Berguna untuk Strategi Pemasaran
Invoice ini memberi tahu Kamu produk atau layanan mana yang paling banyak di pesan. Kamu juga akan tahu item mana yang tidak laris manis. Dengan cara ini, Kamu dapat mengembangkan strategi untuk pengoptimalan pemasaran.
Nah, itulah tadi kadua cara membuat invoice penjualan beserta fungsi dan manfaatnya, yang perlu kamu ketahui agar proses transaksi jual beli dalam bisnismu bisa berjalan lancar. Semoga bermanfaat, dan selamat mencoba!.
