Dengan kemajuan teknologi, virtual meeting semakin banyak di gunakan untuk menyatukan banyak orang di lokasi berbeda untuk bertemu dan berbisnis. Virtual meeting adalah salah satu media yang banyak di gunakan untuk menjangkau audiens yang lebih besar dalam sebuah bisnis.
Bisnis di berbagai industri juga telah menyadari bahwa mengadakan virtual meeting hampir selalu lebih murah daripada mengadakan acara tatap muka. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai virtual meeting ini, berikut akan di jelaskan mengenai apa itu virtual meeting beserta semua seluk beluk nya! Maka dari itu pastikan kamu menyimak artikel ini sampai akhir, ya!
Virtual Meeting Adalah
Virtual meeting adalah salah satu media yang memungkinkan peserta dari jauh atau bahkan dari wilayah lain, untuk mengakses pertemuan dan acara langsung dari tempatnya sendiri menggunakan komputer atau perrangkat lainnya.
Pada dasarnya virtual meeting bisa di selenggarakan melalui jaringan internet atau telepon di mana peserta tidak perlu berkumpul dalam satu ruangan fisik yang sama. Melalui teknologi informasi yang di rancang khusus untuk pengalaman virtual, peserta dapat dengan mudah berpartisipasi di dalamnya.
Semua ini di rancang khusus untuk memberikan kesempatan yang sama kepada seluruh peserta virtual untuk mendapatkan pengalaman rapat yang sama seperti peserta yang ada di tempat.
Jenis-Jenis Virtual Meeting
Telekonferensi, Konferensi Video, dan Konferensi Web adalah tiga jenis utama virtual meeting yang berlaku untuk berbagai jenis situasi atau industri. Di bawah ini adalah pengenalan singkat tentang ketiga jenis virtual meeting tersebut.
Telekonferensi
Jenis virtual meeting ini menghubungkan peserta rapat melalui saluran telepon. Hal ini bisa di capai melalui telepon rumah atau perangkat seluler, yang memungkinkan banyak orang terhubung secara bersamaan dari lokasi berbeda.
Akan tetapi kelemahan dari telekonferensi adalah tidak adanya referensi visual bagi peserta rapat, dan peserta tidak memiliki akses untuk mengidentifikasi siapa yang berbicara. Format ini akan lebih efektif jika semua peserta telekonferensi di perkenalkan terlebih dahulu.
Konferensi Video
Jenis virtual meeting ini memungkinkan peserta tidak hanya mendengar tetapi juga melihat. Orang yang ingin mengikuti konferensi video memerlukan perangkat keras seperti kamera, codec video, speaker mikrofon, dan biasanya remote control.
Konferensi virtual jenis ini sering di gunakan oleh perusahaan-perusahaan yang sering mengadakan pertemuan dan berkoordinasi antar kantor cabang di lokasi berbeda. Peralatan video conference biasanya di tempatkan pada ruang khusus rapat untuk menampilkan video peserta rapat.
Konferensi Web
Jenis virtual meeting ini digunakan untuk menggambarkan proses penggunaan Internet dan browser web untuk menghubungkan individu atau kelompok dari wilayah yang terpisah secara geografis. Konferensi web dapat berupa pertemuan online, yang di gunakan untuk menyajikan presentasi langsung.
Selain itu konferensi web memungkinkan komunikasi point-to-point atau komunikasi multipoint. Teknologi ini juga menawarkan kepraktisan karena pesan teks, suara, dan video dapat dibagikan melalui laptop, tablet, atau smartphone.
Tips Melakukan virtual meeting untuk Bisnis
Setelah mengetahui apa itu virtual meeting dan jenisnya kamu juga harus mengetahui bagaimana cara melakukan virtual meeting yang efektif. Tidak banyak orang yang memahami hal ini karena virtual meeting seringkali memakan waktu terlalu lama tanpa alur dan jadwal yang jelas.
Jika demikian, pasti hal ini akan mengganggu jadwal kerja. Oleh karena itu, kamu bisa mengikuti cara melakukan virtual meeting yang efektif di bawah ini.
Rentukan Peran Dalam Virtual Meeting
Kunci utama dalam mengelola kegiatan virtual meeting adalah mengetahui dan memahami karakteristik seluruh anggota. Setiap orang hendaknya mempunyai ciri dan ciri khas masing-masing, apalagi jika anggota rapat mempunyai budaya yang berbeda-beda.
Sehingga dalam beberapa kasus sering terjadi perdebatan dan kerusuhan saat rapat. Oleh karena itu, sebaiknya kamu bisa melakukan antisipasi sebelum memulai pertemuan melalui virtual meeting ini.
Nah, salah satu caranya adalah dengan mendefinisikan peran masing-masing pihak yang terlibat agar virtual meeting tetap kondusif.
Tetapkan Agenda Virtual Meeting
Jika kamu ingin mengelola aktivitas ini dengan sukses dan efisien, maka kamu perlu merencanakan agenda virtual meeting yang ingin kamu lakukan. Hal ini sangat penting agar setiap orang memiliki suatu topik yang dapat di pelajarinya terlebih dahulu sebelum membahasnya di virtual meeting ini nantinya.
Jadwalkan Virtual Meeting
Salah satu tantangan dalam mengadakan virtual meeting adalah mengkoordinasikan jadwal setiap anggota rapat yang mempunyai zona waktu berbeda. Oleh karena itu, kegiatan virtual meeting sebaiknya di lakukan di saat semua anggota sedang tidak memiliki acara yang lainnya.
Namun perlu di perhatikan, bahwa kamu tidak boleh mengambil keputusan dalam rapat berdasarkan keputusan mayoritas anggota rapat. Tidak adil jika peserta dari zona waktu berbeda harus bertemu pada waktu yang tidak biasa, seperti tengah malam.
Tentukan Hasil Rapat
Banyak kesalahan yang membuat virtual meeting menjadi tidak efektif, termasuk tidak menentukan hasil akhir diskusi. Maka dari itu kamu harus merangkum hasil pertemuan tersebut dengan baik.
Bisa dari langkah apa yang akan di ambil, siapa penanggung jawab tugas, dan tenggat waktu setiap proyek. Jangan lupa juga untuk mengumumkan waktu pertemuan berikutnya agar setiap peserta mempunyai waktu luang untuk tanggal dan waktu virtual meeting berikutnya.
Manfaat Mengadakan Virtual Meeting
Melaksanakan rapat secara virtual dapat memberikan rasa nyaman di kalangan beberapa orang. Kenyamanan ini sangat penting bagi kamu para pengusaha karena dapat meningkatkan produktivitas dan juga memberikan berbagai manfaat bagi keberlangsungan perusahaan. Berikut ini beberapa manfaat virtual meeting yang bisa kamu dapatkan.
Menghemat Waktu dan Biaya
Dengan adanya virtual meeting, setiap penyelenggara diskusi dan pertemuan antardepartemen dapat menekan biaya perusahaan.
Berbagai pengeluaran seperti konsumsi yang besar dan anggaran perjalanan dapat di kurangi dan di alokasikan untuk keperluan lain. Selain itu, virtual meeting juga dapat menghemat waktu karena dapat di lakukan di mana saja.
Memfasilitasi Koneksi Antar Karyawan
Koneksi antar rekan kerja bisa menjadi lebih mudah karena tidak lagi terhalang oleh konflik waktu dan lokasi. Ketika ada situasi kerja yang penting, maka ketua tim dapat dengan mudah menggunakan aplikasi virtual meeting ini untuk mengadakan pertemuan. Jadi, komunikasi bisa di dapat dengan lebih mudah dan lebih baik.
Meningkatkan Produktivitas
Untuk meningkatkan produktivitas karyawan, penerapan virtual meeting dapat menciptakan suasana produktif dan nyaman bagi karyawan.
Selain itu, suasana persaingan dan kerjasama yang sehat dapat terwujud di antara setiap karyawan. Tentunya ini akan menjadikan lingkungan kerja menjadi lebih produktif.
Penutup
Virtual meeting adalah sebuah terobosan baru dalam dunia bisnis yang pastinya akan memudahkan setiap pengusaha dalam membawa bisnisnya ke arah yang lebih baik lagi.
Setelah membaca semua ulasan di atas, kamu pasti setuju kalau menjalankan virtual meeting itu mudah bukan? Dengan mengikuti setiap langkah di atas, setiap virtual meeting adalah kegiatan yang akan menjadikan bisnis kamu menjadi lebih lancar lagi.
