Customer service merupakan gambaran pelayanan dari suatu perusahaan atau toko. Seorang customer service sangat berperan dalam meningkatkan layanan. Biasanya orang akan sangat senang untuk membeli barang jika customer servicenya ramah. Maka dari itu, beberapa perusahaan atau toko memberlakukan aturan jika customer service harus murah senyum.
Pentingnya Seorang Customer Service
Customer service berperan sebagai call center yang artinya orang yang menghubungkan interaksi antara perusahaan dan konsumen. Dalam bisnis online, pembeli tidak wajib bertemu dengan penjual. Sebagai perantara keduanya hadirlah orang yang mempunyai peran sebagai customer service.
Memiliki customer service yang baik sangat penting bagi perusahaan. Melalui pelayanan yang baik, maka kepuasan konsumen akan meningkat. Tentunya pelanggan juga akan tertarik untuk melakukan transaksi kembali.
Sementara jika Anda memberikan pelayanan yang buruk, maka pelanggan akan kecewa. Hal ini menyebabkan pelanggan kapok membeli barang di toko Anda. Konsumen enggan mengunjungi toko yang sama.
Adanya layanan customer service yang baik bisa menjadi indikator bahwa perusahaan tidak hanya mampu menjual barang, namun juga mampu memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pengunjung.
Mengingat peran customer service yang penting, maka sangat diperlukan peningkatan bagi customer service. Lantas, apa saja tips yang perlu dilakukan untuk meningkatkan peran customer service agar maksimal? simak informasinya berikut ini
Tugas Customer Service
Customer service bisa dibilang sebagai perwakilan perusahaan untuk berinteraksi langsung dengan konsumen lewat panggilan. Adanya proses interaksi menjadi hal yang perlu diperhatikan. Dikarenakan bisa menjadi tolak ukur apakah konsumen puas dengan pelayanan atau tidak.
Meskipun trend saat ini adalah sistem layanan banyak yang menggunakan pesan otomatis, namun banyak orang yang mengaku masih penting untuk berbicara kepada manusia. Karena bisa menyampaikan keluh kesah dan masalah secara detail. Sedangkan dalam panggilan otomatis, ada beberapa hal yang tidak bisa dijawab.
Tugas customer service sebenarnya adalah sebagai call center yang melayani panggilan masuk dari konsumen. Biasanya konsumen akan menyampaikan mengenai masalahnya, keluhannya serta saran terkait jasa atau produk yang telah digunakan.
Peran utama customer service adalah membantu dan mengatasi masalah atau keluhan yang dimiliki oleh pelanggan. Customer service harus mampu menyelesaikan persoalan tersebut dengan tepat waktu.
Customer service bisa melakukan interaksi dengan pelanggan lewat telepon, email, chat dan lainnya. semuanya tergantung dengan bagaimana sistem pelayanan perusahaan dibuat. Customer service juga harus menjamin bahwa semua layanan harus ditangani dengan baik.
Apa Tugas Utama Customer Service?
Dari beberapa penjelasan diatas, berikut rangkuman tugas customer service untuk Anda:
1. Menangani Masalah Konsumen
Tugas pertama seorang customer service adalah mengatasi masalah pelanggan. Customer service akan mendengarkan keluhan pelanggan, mencatatnya dan meneruskannya kepada bagian lain dari perusahaan.
2. Memecahkan Masalah
Tugas kedua dari customer service adalah memecahkan masalah pelanggan. Orang menghubungi customer dikarenakan mereka mempunyai masalah. Biasanya pelanggan akan bercerita mengenai problem yang dihadapi.
Customer service harus melayani pelanggan dengan baik dan menyediakan solusi untuk pelanggan. Jika tidak bisa, maka Customer service harus meneruskannya kepada team yang bisa menangani masalah tersebut.
3. Membuat Laporan
Ketiga, tugas customer service selanjutnya yakni membuat laporan. Ketika customer service tidak bisa menyelesaikan permasalahan pelanggan atau pelanggan kurang puas dengan jawaban customer service, maka CS harus meneruskannya ke bagian tim internal.
4. Mengumpulkan Feedback
Harus diketahui bahwa seorang customer service tidak hanya bertugas untuk melayani pelanggan. CS juga harus memastikan bahwa pelanggan puas terhadap saran yang ada. Hal ini dikarenakan kredibilitas perusahaan juga tergantung pada customer servicenya.
5. Hafal Informasi Mengenai Produk
Seorang customer service haruslah hafal dengan produk dan segala bahannya. Ini untuk berjaga-jaga agar sewaktu-waktu pelanggan bertanya mengenai produk. Oleh karena itu, seorang CS harus menguasai produk.
Meningkatkan Pelayanan Customer Service
Setelah mengetahui tugas customer service secara lebih rinci, selanjutnya Anda harus mengetahui bagaimana tips untuk meningkatkan pelayanan customer service. Tentunya peningkatan dalam pelayanan customer sangat diperlukan untuk menambah kepuasan pelanggan. Berikut tips yang diperlukan dalam meningkatkan pelayanan customer service:
1. Memanfaatkan Media Sosial
Langkah pertama yang bisa dilakukan untuk meningkatkan pelayanan customer service adalah dengan memanfaatkan penggunaan media sosial. Sekarang sangat sulit rasanya menemukan orang yang tidak mempunyai media sosial.
Anda bisa menggunakan media sosial untuk mengiklankan produk dan bisa juga melakukan komunikasi dengan konsumen. Disarankan untuk melakukan interaksi yang seramah mungkin dengan pelanggan.
Usahakan mempunyai sikap yang fast respon. Dikarenakan pelanggan akan sangat malas jika keluhannya tidak segera ditanggapi. Perlu diingat bahwa jadi tidaknya pelanggan membeli produk tergantung sistem pelayanan.
2. Melakukan Survei Kepuasan Konsumen
Cara kedua adalah dengan melakukan survey mengenai kepuasan konsumen. Hal ini untuk mengetahui sejauh mana sikap konsumen atas layanan yang diberikan. Kegiatan ini juga mampu dijadikan sebagai bentuk evaluasi agar kedepannya para customer service mampu memberikan pelayanan yang lebih baik lagi.
3. Menawarkan Pengembalian Yang Cepat
Cara ini merupakan salah satu trik agar konsumen mampu mempercayai sistem layanan yang ada. Biasanya dalam pengiriman barang memang sering terjadi kekeliruan. Maka dari itu sangat penting untuk memperhatikan barang sebelum dikirim.
Jika barang yang diantar tidak sesuai dengan pesanan, maka Anda wajib memberikan hak kepada pelanggan untuk melakukan pengembalian. Perlu diingat bahwa dalam melakukan mengembalikan harus dilakukan dengan cepat. Hal ini untuk mengantisipasi agar pelanggan tidak kecewa.
4. Mengirim Barang Secepatnya
Jangan biarkan para konsumen menunggu barang yang dipesan dengan waktu yang lama. Anda harus sesegara mungkin mengemas barang begitu ada orderan yang masuk. Jika Anda terpaksa mengirimnya agak lama, maka Anda harus mengkomunikasikan hal ini kepada konsumen.
Itu dia informasi seputar meningkatkan pelayanan customer service. Anda harus mempelajari bagian pelayanan sebaik mungkin agar bisa diterapkan ke customer service. Pelayanan yang baik mencerminkan keprofesionalitas perusahaan dalam menghadapi pelanggan.
