Menjadi seorang project manager tentu mempunyai tugas dan tanggung jawab yang begitu besar. Bagaimana tidak, jika project manager ini tidak menjalankan tugasnya dengan baik maka tujuan proyek tidak dapat tercapai. Dapat dikatakan jika posisi ini menjadi tombak berjalan tidaknya sebuah proyek yang dimiliki oleh perusahaan.
Apa itu Project Manager?
Posisi ini dapat diartikan sebagai sebuah pekerjaan yang mempunyai peran penting dalam berlangsungnya sebuah proyek. Berlangsungnya sebuah proyek ini dimulai dari perencanaan, eksekusi, pengendalian, hingga dengan tahap akhir. Tidak heran jika besarnya tugas dan tanggung jawab yang dimiliki sangat berpengaruh terhadap jalannya proyek.
Ada juga beberapa skill yang sangat wajib dimiliki oleh seorang project manager ini. Dimana skill yang dimaksud ini akan diuraikan pada penjelasan berikut:
- Komunikasi
- Kepemimpinan
- Negosiasi
- Manajemen biaya, waktu, dan tim
- Manajemen risiko
- Kemampuan riset
Tugas dan Tanggung Jawab Project Manager
Seperti yang dijelaskan sebelumnya jika menjadi seorang project manager mempunyai banyak tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan. Namun sebelum menjalankannya, Anda harus mengetahui apa saja tugas dan tanggung jawab tersebut. Untuk itu, berikut penjelasan terkait dengan hal tersebut:
1. Membuat Perencanaan
Tugas yang harus dijalankan oleh seorang project manager ini harus melakukan pembuatan perencanaan. Dimana perencanaan yang dimaksud ini mencakup persiapan SDM, sarana, dan juga prasarana yang akan digunakan nantinya. Bukan hanya itu saja, project manager pun harus membahas terkait dengan strategi apa yang akan diterapkan.
Membahas pula bagaimana Anda dan tim melakukan sebuah penjualan dan pendistribusian produk yang dimiliki. Semua hal tersebut harus dipersiapkan sehingga tujuan dari proyek yang akan dijalankan dapat tercapai dengan baik. Memang tugas pertama ini cukup berat dilakukan sehingga sangat membutuhkan kerja sama dari tim.
2. Mengalokasikan Pekerjaan Kepada Tim
Menjadi seorang project manager yang hebat tentunya tidak lepas dari adanya tim hebat disampingnya. Olehnya itu, seorang manajer ini harus menempatkan anggota tim yang relevan berdasarkan dengan kebutuhan proyek. Selain itu, penempatan anggota tim pun harus berdasarkan dengan spesifikasi yang dimiliki oleh mereka.
Jangan sampai menempatkan anggota dalam spesifikasi yang dimiliki, tentu cukup sulit untuk menjalankan proyek. Dalam menentukan unit tugas dan tim penanggung jawab juga harus dibuat secara jelas. Tujuannya agar dapat menghindari terjadinya kesalahpahaman apabila nantinya sudah memasuki tahap eksekusi. Sembari proyek berjalan, manajer harus selalu mengontrolnya.
3. Melakukan Pembentukan Komunikasi Tim
Dalam tugas dan tanggung jawab ini, project manager harus membentuk komunikasi tim dengan efektif. Mengapa demikian? Karena komunikasi sangat penting dalam menyampaikan informasi secara jelas. Dengan begitu, informasi tersebut dapat dipahami dengan baik oleh seluruh tim yang ada. Selain itu, komunikasi yang efektif pun dapat meningkatkan produktivitas tim.
Semangat kerja dari tim pun dapat dibangun sehingga proyek dapat berjalan dengan baik sesuai dengan keinginan. Adapun bentuk komunikasi yang harus diterapkan dalam tim seperti daftar tugas, jadwal tugas, dan juga deadline dari tugas tersebut. Bayangkan saja apabila tim yang anda buat tidak mempunyai komunikasi yang efektif tentu kesuksesan proyek sangat kecil.
4. Melakukan Kalkulasi Anggaran
Sebelum pihak perusahaan melakukan atau memulai sebuah proyek tentunya pihak pemilik proyek dan project manager menentukan anggaran terlebih dahulu. Maksudnya, kedua belah pihak menentukan berapa anggaran yang diperlukan dalam proyek tersebut. Namun terkadang perhitungan anggaran ini kerap kali meleset jika sudah dalam tahap pra produksi dan eksekusi.
Apalagi jika peluang terjadinya sebuah cost overrun sangat tinggi dan lingkaran yang ada di sekitar proyek kerap berubah. Hal ini tentunya tidak terprediksi oleh project manager. Maka dari itu, untuk mengatasi masalah ini project manager harus teliti dalam memonitor penggunaan anggaran. Sehingga anggaran tersebut dapat digunakan secara tepat sesuai estimasi.
5. Memonitor Perkembangan Proyek
Tugas dan tanggung jawab project manager yang selanjutnya adalah dengan memonitor perkembangan proyek berdasarkan dengan blueprint. Perlu diketahui jika blueprint ini merupakan sebuah kerangka kerja rinci yang dijadikan sebagai landasan dalam pembuatan kebijakan. Adapun kebijakan yang dimaksud seperti penetapan tujuan dan penyusunan strategi.
Apabila selama proyek tersebut dieksekusi namun ditemukan hal-hal yang melenceng atau berubah dari blueprint, project manager harus menindaklanjuti. Caranya adalah mengkomunikasikan dengan tim sehingga pekerjaan mereka kembali on the track. Berbeda jika perubahan tersebut memang harus dilakukan tentu harus mengalokasikan unit kerja sesuai sumber daya.
6. Melakukan Pembuatan Laporan Untuk Stakeholder
Dalam menjalankan sebuah proyek, bukan hanya berisi seorang project manager dan tim saja namun juga ada yang namanya stakeholder. Dimana stakeholder ini membutuhkan sebuah laporan untuk mengetahui kemajuan dari proyek yang dijalankan. Adapun isi dari laporan tersebut tentunya informasi yang disajikan secara rinci terkait kemajuan dari proyek.
Bukan hanya itu, dalam laporan tersebut pun harus berisi hambatan apa saja yang dihadapi. Sangat tidak boleh terlewatkan jumlah anggaran yang diserap selama pengerjaan proyek ini. Ada juga yang dinamakan dengan tahap project closure dan mengharuskan project manager untuk mengumpulkan laporan. Setelah mengumpulkan, harus diarsipkan setelah laporan disahkan.
Demikian penjelasan terkait dengan tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh seorang project manager. Memang tugas dan tanggung jawab tersebut harus dilakukan sebagai pemimpin proyek sehingga kerja sama dalam tim pun dapat tercipta. Dengan begitu, proyek pun dapat berjalan sesuai keinginan dan memberikan kualitas terbaik terhadap proyek tersebut.
